Ein Product Information Management System, kurz PIM genannt, ist das zentrale System in einem Unternehmen, um Produktdaten im Rahmen von Digital Commerce bzw. E-Commerce zu verwalten.
Voraussetzungen für eine Evaluation eines PIM-Systems
Bevor es in die Evaluation eines PIM-Systems gehen kann, braucht es eine Produktdaten-Strategie, welche von der Digital Commerce-Strategie abgeleitet wird.
Gestützt auf der Produktdaten-Strategie wird ein Grobkonzept entwickelt, welches alle Anforderungen an das PIM-System enthält.
Die Evaluation des PIM-Systems
Basierend auf dem Grobkonzept wird das PIM-System, bzw. der Hersteller und das PIM-Produkt evaluiert bzw. eingegrenzt.
Der Prozess für die System-Evaluation ist simpel:
- Entscheidungsgrundlagen zusammentragen
- Entscheid fällen
Um die Entscheidungsgrundlagen für einen System-Entscheid zusammenzutragen ist bei PIMs eine Online-Recherche in der Regel unergiebig. Die Informationen, welche man auf den Webseiten der PIM-Hersteller findet, gehen meist zu wenig in die Tiefe, um darauf basierend einen seriösen System-Entscheid treffen zu können.
Um die Informationen zu erhalten, ist z.B. ein RFI (request for information) zweckmässig. Basierend auf dem Grobkonzept und zusätzlichen wichtigen Kriterien zu möglichen Anbietern, wird ein Fragebogen zusammengestellt. Dieser wird an die Hersteller oder Implementierungs-Partner verschickt und von diesen beantwortet.
Im Rahmen einer solchen Fragerunde kann es ja nach Vorkenntnissen zu den PIM-Systemen sein, dass 20 oder mehr Hersteller angeschrieben werden müssen. Reduzieren Sie die Fragen auf ein Minimum. Die Hersteller werden es Ihnen danken, indem Sie mehr Antworten zurückerhalten und Sie selbst werden in der Auswertung der Antworten weniger Aufwand haben.
Ein zweistufiges Sammeln der Informationen kann sinnvoll sein:
- Erste Stufe: Fragerunde um «die Spreu vom Weizen zu trennen».
- Zweite Stufe: Die z.B. fünf spannendsten Anbieter vertiefter betrachten. Dies kann in einer zweiten Fragerunde oder auch mit einer unverbindlichen Präsentation durch den Hersteller erfolgen.
Es ist empfehlenswert, dass Sie am Ende der System-Evaluation zwei oder drei Systeme als Favoriten definieren und sich nicht auf einen Anbieter festlegen.
Die Kosten werden Sie erst mit den Offerten im nächsten Schritt mit der Partner-Evaluation erhalten. Und es ist in jedem Fall sinnvoll, von min. zwei unterschiedlichen Systemen Offerten einzufordern.
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- Was ist ein PIM?
Mit einer Übersicht der wesentlichen Aufgaben eines PIMs. - Wann braucht es ein PIM?
Mit einer Checkliste zur Beurteilung, wann es ein PIM braucht. - Was kostet ein PIM?
Mit der Übersicht aller Punkte, welche Kosten und Aufwände generieren. - Wie läuft ein PIM-Projekt ab?
Mit der Übersicht des Projektablaufs. - Produktdaten-Strategie
Mit einer Checkliste, welche Fragen in der Produktdaten-Strategie beantwortet werden müssen. - PIM-Grobkonzept
Mit einer Checkliste, welche Inhalte ein Grobkonzept benötigt. - PIM-System-Evaluation
Mit einer Checkliste, welche Fragen Sie mit den PIM-Herstellern klären müssen. - Partner-Evaluation
Mit der Übersicht des Ausschreibungs-Vorgehens. - Umsetzung
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