Checkliste für die Evaluation eines PIM – Product Information Management

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Um professionelles E-Commerce betreiben zu können sind gute Produktdaten ein absolutes MUSS. Idealerweise erfolgt die Anreicherung der aus Datensicht nackten ERP-Artikel-Daten zu brauchbaren und wertvollen Produkt-Daten in einem PIM (Product Information Management System).

Ein PIM ist ein Daten-Hub, kann unterschiedliche Daten aus verschiedenen Quellen und Formaten zusammenführen, erlaubt das effiziente, manuelle Bearbeiten/Pflegen der Daten und kann unterschiedliche Daten-Empfänger mit Produkt-Daten beliefern.

Ein gutes PIM kann ein wichtiger Erfolgsfaktor darstellen. Je mehr Produkte es gibt, je umfangreicher und komplexer die Produktdaten, je öfters das Sortiment wechselt desto kritischer ist es ein gutes bzw. das richtige PIM zu haben. Der Evaluation eines PIM’s ist entsprechend Aufmerksamkeit zu schenken und bei der doch beträchtlichen Anzahl an verfügbaren Systemen auch nicht ganz einfach.

Nachfolgend finden Sie eine Checkliste, welche Ihnen bei einer PIM-Evaluation hilft. Die Liste geht weiter als das was man üblicherweise an Tipps findet und basiert auf meinen persönlichen Praxis-Erfahrungen aus diversen Projekten.

PIM und eine typische Konstellation an Daten-Inputs/Outputs (Quelle: Carpathia)

Strategie und Ziele müssen klar sein
Sie müssen wissen wohin die Reise gehen soll, wo Sie in 5 Jahren stehen wollen. Nur dann können Sie DAS richtige PIM evaluieren, welches Sie wirklich weiterbringt. Kurz:  Sie brauchen eine Strategie für E-Commerce und auch für andere Bereiche welche Daten aus dem PIM beziehen sollen.

Fokus Online-Shop
Planen Sie das PIM für die Anreicherung von Daten für den Online Shop und/oder für Print-Produkte wie z.B. Kataloge einzusetzen? Es gibt vereinzelt Fälle, wo ein Katalog noch für einige Jahre ein Thema sein kann.

Wenn Sie den Fokus auf den Online Shop legen, dann sollten Sie ein PIM auswählen welches auch im Hinblick auf E-Commerce entwickelt wurde. Zu Print-Urzeiten entwickelte PIM’s sind oft nicht oder nicht gleich gut für E-Commerce-Aspekte ausgelegt.

Architektur
Überlegen Sie sich, wer auf das PIM zugreifen muss und was diese Personen im PIM tun sollen. Es ist ein grosser Unterschied, ob nur wenige Personen eines einzigen Standortes oder weltweit viele Personen auf das PIM zugreifen sollen oder ob gar geplant ist, dass auch Lieferanten der Zugriff gewährleistet werden soll. Dies hat u.A. auch Einfluss darauf, ob ein FatClient (installierbares Programm) oder nur ein WebClient (Bedienung im Web-Browser) in Frage kommt.

Daten-Modellierung
Die Modellierung der notwendigen Produktdaten ist eine PIM-Kernaufgabe. Trotzdem gibt es immer wieder Fälle, wo PIM’s bei komplexeren Produkten an die Grenzen kommen. Stellen Sie sicher, dass das PIM Ihre komplexesten Fälle abbilden kann.

Workflows – Dashboard
Um speziell bei vielen Produkten und vielen involvierten Personen eine gute Datenqualität sicher zu stellen muss ein PIM Workflows unterstützen. Idealerweise gibt es eine Möglichkeit dass Sie als Kunde die Workflows selbst konfigurieren können und dies sehr granular.

Workflow Beispiel 1: Fotograf lädt Fotos direkt ins PIM und verknüpft sie mit den Artikeln. Category Manager erhält einen Alert und Task für den Kontroll- und Freigabe-Schritt durch das entsprechende Category-Management-Team.

Workflow Beispiel 2: Ein Produkt erhält einen zusätzlichen Artikel aus dem ERP. Der neue Artikel erbt die Daten des Produkts und der Category Manager erhält einen Alert und Task um den neuen Artikel zu prüfen und  für den Online Shop freizugeben.

Workflow Beispiel 3: Bei einem Produkt ist ein Zubehör verlinkt, das nicht mehr geliefert werden kann oder keinen Bestand mehr aufweist. Der Category Manager erhält einen Altert und Task, diese Verlinkung zu prüfen um ggf. ein anderes adäquates Zubehör zu verlinken.

Ein granular konfigurierbares und auf den User zugeschnittenes Dashboard gehört zu einem state-of-the-art System dazu. Kritische Punkte, Qualitäts-Probleme, ToDo’s, Tasks usw. müssen vom System automatisch erkannt und auf einen Blick gut visualisiert sichtbar sein.

Verschmelzung von Content & Commerce im PIM
In vielen E-Commerce-Strategien findet man heute die Verschmelzung von Content & Commerce als strategisches Ziel. Eine Story, ein redaktioneller Content wie z.B. die Bauanleitung für ein Kinderbett, wird im Online Shop gemeinsam mit den notwendigen Materialien und Werkzeugen  aufgezeigt.  Die Verlinkung von Content und Produkten wird von den Systemen oft noch rudimentär bis gar nicht unterstützt. Idealerweise kann das PIM auch Stories managen (inkl. optischer Gestaltung) und diese Stories mit den Produkten verknüpfen. 

Allerdings sind hierbei auch andere Szenarien denkbar wo die Verschmelzung von Content und Commerce erst im Shop-System stattfindet.

Personalisierung von Content
Ein weiterer Trend ist das immer stärkere Personalisieren der Inhalte. Es gibt PIMs die so weit gehen, dass man Personas hinterlegen kann und dann die Produkte für unterschiedliche Personas z.B mit unterschiedlichen Produkt-Texten oder auch Bildern pflegen kann. Berücksichtigen Sie Ihre strategischen Ziele bez. Personalisierung auch bei der PIM-Evaluation.

Unterstützung Longtail
Falls Sie Longtail-Sortimente planen, sollten Sie dies ebenfalls berücksichtigen. Nicht alle PIMs sind hierbei gleich gut aufgestellt. Longtail-Sortimente sollen idealerweise mit ganz wenig Aufwand im Shop sichtbar/bestellbar werden und dies mit einer hohen Daten-Qualität. Mechanismen zur Qualitäts-Kontrolle sind jedoch auch bei normalen Produkten ein grosse Hilfe. Im Zusammenhang mit Longtail wird auch oft diskutiert, dass die Artikel/Produkte im PIM statt im ERP angelegt und erst wenn sie bestellt werden auch in das ERP gelangen.

Usability
Die tollsten Funktionalitäten nützen nicht viel, wenn sie nicht vernünftig bedient werden können. Eine gute UX mit schnellen GUI’s ist zwingend.

Eine gute Usability und ein ansprechendes Design stellt nicht nur sicher, dass Abläufe wie die Daten-Pflege effizient ausgeführt werden können, sondern auch dass Ihre Mitarbeiter motivierter sind. Fragen Sie den PIM-Hersteller was er tut um eine gute Usability sicherzustellen und lassen Sie sich die PIM’s nicht nur demonstrieren sondern testen Sie diese selbst aus (in den Demos sieht es immer flüssig aus).

PIM-Anbieter
Ähnlich wie bei einem ERP binden Sie sich mehrere Jahre an den PIM-Hersteller. Stellen Sie sicher, dass die Firma „in guten Händen ist“ und das PIM-Produkt weiterentwickelt wird.
Fragen, welche Sie sich stellen können:

  • Wem gehört die Firma?
  • Wie gross ist die Firma und seit wann existiert sie?
  • Sind die Inhaber an einem nachhaltigen Wachstum interessiert?
  • Wie viel Entwicklungs-Ressourcen werden in die Weiterentwicklung des Produkts eingesetzt?
  • Ist das PIM das Kern-Produkt der Firma von dem diese lebt oder ist es nur Teil eines grossen Produkt-Portfolios?

Flexibilität – Weiterentwicklungen
Systeme wie ein PIM müssen ständig weiterentwickelt werden. Prüfen Sie, wie oft es neue Releases gibt und wie Release-Notes typischerweise aussehen?
Ist mit firmenspezifischen Anpassungen am PIM zu rechnen und werden solche Anpassungen vom System unterstützt? Gibt es ein vernünftiges Konzept um trotz spezifischer Anpassungen Release-fähig zu bleiben?
Zieht der PIM-Hersteller seine Kunden in die Weiterentwicklung mit ein? D.h. können Sie bei der Weiterentwicklung mitreden?

Umsetzungspartner
Für die Einführung eines PIMs benötigen Sie einen Partner für die Umsetzung – Ein Experte oder Experten-Team, das Sie unterstützt. Der Umsetzungspartner kann der PIM-Hersteller selbst sein oder eine spezialisierte Agentur. Es ist von Vorteil, wenn dieser Umsetzungspartner geografisch/kulturell nicht zu weit entfernt ist.

Dieser Partner muss das PIM-System in-und-auswendig kennen und Erfahrungen aus ähnlichen Projekten mitbringen. Idealerweise bringen die Experten Branchenerfahrung mit und auch Erfahrungen aus dem Betrieb eines PIMs. Stellen Sie aber auch sicher, dass Sie direkten Zugriff auf den Hersteller haben.

Obige Liste ist nicht vollständig. Hier noch einige weitere Punkte, die Sie während einer PIM-Evaluation thematisieren müssen:

  • Sprachen (PIM-GUI und PIM-Content)
  • Daten-Formate
  • Vererbungen und Massenmutationen
  • Anzahl Artikel/Produkte
  • Anzahl User
  • Performance
  • Übersetzungsmanagement
  • Rollen- und Rechte-Management
  • Verknüpfung von PIM und MAM
  • Versionierungen
  • Klassifizierungen
  • Referenzen einholen

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5 COMMENTS

  1. Werte Digital-Kollegen

    Zu viel ist zu viel. Ein PIM muss die Produktdatenverwaltung excellent können. Dazu gehört auch der Import und der Export dieser Daten. Soweit einverstanden. Ansonsten ist es kein PIM.

    Personalisierung, Stories und nicht-produktrelevanter Content gehören jedoch dahin wo die Daten dem Empfänger zur Verfügung gestellt werden. Die Website-Besucher haben mit dem PIM keine Interaktion. Auch leitet das PIM die Produktdaten nie direkt an diese aus, sondern immer über ein weiteres System. Die Themen in einem PIM anzugehen zeugt von schlechter Architektur.

    Die Kunst ist heute das richtige am richtigen Ort zu tun und gekonnt zu integrieren. Deshalb geniesst das Thema Microservices auch die notwendige Aufmerksamkeit. Alles spezialisiert sich und die Eierlegendewollmischsau-Software gibt es nicht.

    Grüsse euch
    Adriano

    • Von schlechter Achitektur per-se zu Reden ist etwas gewagt lieber Adriano. Es kann in gewissen Fällen durchaus Sinn machen, personalisiert Produkt-Texte im PIM zu halten; zB mehr formale Beschreibungen für die eine Klientel und etwas unkonventionellere für die andere. Zudem sind heute PIMs – wenn auch sehr wenige – auf dem Markt, die Stories, Produktwelten etc. out-of-the-box sehr nutzerfreundlich managen lassen ohne hier aufwändig am Shop rumschrauben zu müssen. Also warum nicht gleich diese Funktion nutzen im Sinne von das richtige am am richtigen Ort tun. Insbesondere, wenn dies auch für andere Ausgabesysteme genutzt werden kann.

      • Es macht immer sinn, jegliche Produktbeschreibungen im PIM zu führen. Egal ob Kurztext, Langtext, Bilder zu Produktwelten,… Das ist seit Jahren Standard und kann jedes PIM. Nur kennt das PIM weder den Kunden noch kommt der Kunde je unmittelbar mit dem System in Kontakt. Es ist kein direkter Touchpoint in der Journey. Deshalb ist es per-se keine gute Architektur, bei einem PIM-System die Personalisierung/Personas und die Visualisierung anzusiedeln.

  2. Ein PIM hat nie direkten Kunden-Kontakt und kennt den Kunden auch nicht – einverstanden!
    Ein PIM muss jedoch in der Lage sein, Persona-spezifischen Content zu verwalten. So ist es durchaus denkbar, dass für unterschiedliche Persona unterschiedliche Produkt-Texte, Bilder, Cross-Selling, etc. verwaltet werden müssen. Es gibt PIM’s die das können inkl. der Zuordnung unterschiedlicher Content-Varianten auf Personas.
    Was die Verschmelzung von Content&Commerce betrifft scheiden sich die Geister. Produkt-Infos sind sicher im PIM. Redaktioneller Content ist typischerweise in einem CMS im Shop. Die Frage ist nun, welches der Systeme diese beiden Content-Arten besser verschmelzen/verknüpfen kann und diese Frage kann id.R. nicht so einfach beantwortet werden. Die Konzepte diese Verknüpfung im PIM zu machen haben mich bisher mehr überzeugt.

    • Gute Ausführungen. Danke. Jetzt sind wir wieder inline 🙂 Ich wollte nur verhindern, das Missverständnisse hinsichtlich der „Business-Kunden-Personalisierungs-Logik“ in Zusammenhang mit PIM entstehen. Diese wäre im PIM an der falschen Stelle. Auf die Frage welches System die beiden Content-Arten am besten verschmelzen kann, gibt es aus Sicht des Kunden eine einfache Antwort – das CRM. Aus technischer Sicht ist die Frage jedoch noch nicht so offensichtlich, da viele Software-Anbieter dafür noch nicht ready sind und leider auch viele unserer Kunden nicht.

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